Penulisan Contoh Surat Rasmi Paling Tepat dan Pelbagai Jenis Surat Lain

Penulisan Contoh Surat Rasmi Paling Tepat dan Pelbagai Jenis Surat Lain

Surat Rasmi seperti surat berhenti kerja, surat tidak hadir ke sekolah, surat tunjuk sebab, surat pekeliling, surat kutipan dana dan pelbagai lagi surat ialah salah satu daripada alat komunikasi bertulis yang rasmi pada hari ini. Walaupun pada zaman era teknologi ini, namun penggunaan surat rasmi masih tetap digunakan cuma dinaik taraf dari bentuk hard copy kepada soft copy.

Seperti yang kita semua tahu, tidak kira dalam apa juga bidang yang anda ceburi, Surat rasmi merupakan salah satu alat komunikasi bertulis yang memainkan peranan yang penting dalam kerjaya masa kini. Surat adalah dokumentasi yang mampu dijadikan bahan rujukan apabila timbul sesuatu masalah. Selain daripada itu, surat juga boleh memainkan peranan sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau negara.

Kenali Jenis Surat dan Takrif Surat

Jenis Surat

Takrif dan Maksud

Surat Tidak Rasmi

Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu yang lain untuk tujuan tidak rasmi.

Surat Rasmi

Alat komunikasi yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sarna lain.

Memo

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.

Email

Alat komunikasi bertulis untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi yang ditulis menggunakan ruangan siber.

Baiklah, jelas sudah bukan tentang jenis surat yang kita anda? Jadi kali ini mari kita pelajari dan ketahui lebih details dan terperinci lagi mengenai surat rasmi. Ya, apa itu surat rasmi dan berapa banyak jenis ada surat rasmi ini?

14 Jenis Surat Rasmi Yang Ada di Malaysia

Sebelum kita pergi lebih jauh tentang jenis-jenis surat rasmi ini, lihat dahulu 3 ciri-ciri utama surat rasmi yang patut kita semua tahu. Ciri-ciri surat rasmi ialah :

  • Bersifat bukan peribadi.
  • Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja.
  • Mematuhi prinsip dalam penuliasan surat rasmi.

Ya, mudah sahaja bukan. Melalui 3 ciri-ciri utama inilah yang menjadikan ia berbeza dengan surat bukan rasmi, memo, dan email.

Jadi disini, sebelum kita pergi lebih jauh mari kita lihat ringkasan definisi surat rasmi. Ianya ialah :

Surat Rasmi ialah penulisan yang mengikut peraturan-peraturan yang tertentu dari segi format, teknik, struktur, dan penggunaan bahasa.

Baiklah, sebenarnya ada 14 jenis surat rasmi yang ada. Mungkin jenis surat-surat ini biasa kita dengar, biasa kita baca atau sebenarnya biasa kita tulis. Jadi mari kita lihat sepintas lalu jenis-jenis surat rasmi tersebut.

  1. Permohonan
  2. Rayuan
  3. Bantahan
  4. Makluman
  5. Arahan
  6. Ucapan (tahniah atau takziah)
  7. Penghargaan
  8. Perakuan
  9. Jemputan
  10. Cadangan
  11. Pesanan
  12. Perjanjian
  13. Pekeliling
  14. lringan

EduwebTV: Bahasa Melayu – Karangan Surat Kiriman Rasmi

Beberapa Peraturan Penulisan Surat Rasmi

Info

Penerangan

 

 

Format

  • Pengenalan pengirim dan penerima   Rujukan fail (pengirim/penerima)
    dan Tarikh
  • Tajuk surat
  • lsi surat
  • Penutup surat (harapan, nama pengirim, dan jawatan)
  • Identation Oarak tepi permulaan menulis) Jarak perenggan
  • Jarak baris

 

Teknik & Kaedah Menulis

  • Rujukan dan tarikh (kananJ~iri)
  • Penulisan tarikh (12 Mei 1999)
  • AJamat dan Poskod (highlight)
  • Perkaraffajuk surat (highlight)
  • Sistem nombor
  • Untuk perhatian (u.p.)
  • Melalui Oika pertu)
  • Salinan Oika pertu)
  • Pendraf/penip Oika perlu)

Penggunaan bahasa khusus

  • Ganti nama orang pertama, kedua, ketiga
  • Wacana
  • Laras bahasa

 

 

Format & Teknik Penulisan

  • Jarak tepi (indentation)
  • Jarak (Iangkau) baris/perenggan
  • Jarak selepas koma (,)
  • Jarak selepas noktah (.)
  • Penekanan (highlight)
  • Penulisan rujukan fail .• Penulisan tarikh
  • Penyataan ‘SULlT’
  • Penggunaan ‘Untuk Perhatian’ (u.p.:)
  • Simbollampiran (…)
  • Simbol muka surat (…21-)

 

 

 

Struktur

Ditulis mengikut urutan:

  • Pengirim
  • Pemerima
  • Perkara
  • Pengenalan isi
  • Isi utama/ isi sokongan
  • Harapan
  • Akhir kata
  • Slogan
  • Ungkapan/ kesetiaan/ Pengakuan
  • Tandatangan/nama dan jawatan

 

Contoh Format Surat Rasmi & Penerangannya

Contoh Format Surat Rasmi & Penerangannya

Format Umum Surat Rasmi Jabatan atau Institusi

  1. Kepala surat : Maklumat penghantar (Logo, Nama Jabatan, Alamat, Poskod, Nombor Telefon, Nombor Faks, dan E-Mail)
  2. Maklumat penerima : Rujukan penerima, rujukan pengirim, dan tarikh Nama penerima dan jawatan, dan alamat penuh penerima. (u.p.:) Nama pegawai petugas -jika perfu Mclalui: (ketua penerima surat -jika berkenaan)
  3. Sapaan dan gelaran/Rujukan kehormat
  4. Tajuk surat (ditaip huruf besar/hitam/digaris bawah)
  5. Isi/Maksud surat : Pembukaan bicara dan rujukan (Angka 1 tidak ditaip sebagai pengenalan/ pendahuluan/ rujukan) ; dan lsi surat -Perenggan pertama: Maksud sebenar surat (Taip angka 2 -Isi/maksud surat yang utama).
  6. Penutup surat dan ucapan terima kasih
  7. Slogan/mota jika ada) : Ungkapan khas organisasi (slogan tetap) dan slogan semantara 9ika ada)
  8. Pengakuan kesetiaan
  9. Tandatangan pengirim, nama dan jawatannya, kenyataan perwakilan (b.p. jika perlu)
  10. Penerima salinan
  11. Singkatan pendraf/penaip surat (lnftiaf)

Prinsip Khas Bagi Penulisan Surat Rasmi

Surat rasmi boleh dianggap berkualiti sekiranya mempunyai ciri-ciri 4C+P iaitu Correct (betul), Clear Gelas), Comprehensive (Iengkap), Concise (ringkas dan padat), dan Polite (nada lembut dan bersopan).

  • Correct (Betul) : ‘Surat yang dihasilkan itu perlulah betul dari segi ‘ penggunaan bahasa, data, fakta, maklumat, dan teknik penulisannya.
  • Clear (Jelas) : Sesuatu surat yang ditulis itu sudah tentulah ada tujuan yang hendak disampaikan kepada pihak sasaran.Untuk mencapai objektif tersebut, mes~ yang hendak disampaikan itu perlulah dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami oleh pembaca.
  • Comprehensive (Lengkap) : Segala data, fakta, dan maklumat yang diperlukan hendaklah dinyatakan dengan Jengkap.
  • Concise (Ringkas dan Padat) : Surat rasmi perlu dituJis seberapa ringkas dan padat. Ringkas yang dimaksudkan itu bersifat relatif. Untuk membolehkan’ menulis secara ringkas, kita tidak perlu menggunakan bahasa yang berbunga-bunga atau bahasa yang panjang lebar untuk menerangkan sesuatu hal, walaupun ditulis ringkas namun keindahan dan kesopanan tetap terpelihara.
  • Polite (Kesopanan) : Nada dan kesopanan surat sama ada surat tidak rasmi mahupun surat rasmi memainkan peranan penting. Surat merupakan alat komunikasi. Jika surat yang ditulis itu boJeh· menimbulkan perkara yang negatif maka akan berlakulah kegagalan dalam komunikasi (Communication breakdown). Justeru, untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat naka terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu daJam penulisan surat rasmi.

Rumusan Prinisip Penulisan Surat Rasmi: 4 C+ P

C : Correct (betul)

• Ejaan
• Tatabahasa
• laras bahasa(penggunaan ganti nama dan gelaran)
• data, fakta, dan maklumat
• wacana
• format
• teknik

C : Clear (jelas)

• tujuan
• perkara/tajuklmesej
• prosedur penulisan/protokol
• struktur penulisan

C : Concise (ringkas dan· padat)

• Terus kepada mesej/isi
• Tidak ada pembaziran perkataan

C : Conprehensive (Iengkap)

• Spesifikasi yang terperinci
• Maklumat yang lengkap (data dan fakta)
• Rasional/justifikasi
• Data utama dan data sokongan

P : Polite (Bersopansantun dan hormat)

• Diplomasi
• Wacana honnat
• Wacana rujukan
• Wacana .harapan
• Wacana antisipasi

Laras Bahasa Surat Rasmi

Dalam penulisan surat, kita sering menggunakan rujukan ganti nama orang pertama, kedua, dan ketiga. Penggunaan ganti nama dalam penulisan surat rasmi dan tidak rasmi adalah bebeza.

Laras Bahasa Surat Rasmi

Aspek Tatabahasa Dalam Surat Rasmi

Antara kesilapan umum dalam penulisan seperti penggunaan kata pemeri.

Penggunaan Kata Pemeri : Dalam bahasa Melayu hanya ada dua kata pemeri iaitu ialah dan adalah. Kata pemeri ialah unsur yang menjadi perangkai di antara sUbjek dengan frasa utama dalam predikat. Perangkaian ini boleh dilakukan dengan dua cara iaitu dengan menggunakan kata pemeri ialah dan adalah. Penggunaan kata pemeri ialah digunakan apabila terdapat persamaan (ekuatif) antara subjek dan predikat.

Contoh :

ali ialah anak saya

  • Subjek dan predikat dalam ayat di atas ialah jenis nama (ekuatif). Justeru, ayat tersebut boleh menggunakan kata pemeri iaJah’manakala kata pemeri adalah digunakan apabila subjek menghuraikan predikat yang dikenali dengan istiJah (kualftatif).

Kata pemeri tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata kerja. Contohnya :

  • Adalah dimakJumkan
  • Tuan adalah dimaklumkan
  • Adalah berjalan kaki ke sekolah

Contoh penggunaan kata Pemeri adalah dalam surat seperti berikut :

Kata pemeri dalam surat

Contoh Surat Rasmi Yang Biasa digunakan Seharian

Sebenarnya sama ada sedar atau tidak kita tidak dapat lari dari menulis surat rasmi ini dalam kehidupan seharian. Sama ada untuk urusan kerja, urusan anak-anak atau apa sahaja biasanya penulisan surat rasmi bukan lagi asing buat kita. Namun timbul persoalan, adakah setiap kali perlu menulis surat rasmi ini maka kita terpaksa menyalin atau meniru contoh-contoh surat yang ada di internet? Benarkah surat rasmi ini sukar ditulis?

Tidak. Sebenarnya senang sahaja untuk menulis surat rasmi ini yang penting ialah kita hanya perlu faham dan ingat format penulisan surat rasmi sahaja. Jadi, mari kita lihat beberapa contoh surat yang biasa kita gunakan seharian kita.

Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah & Kuliah

Surat Tidak Hadir ke Sekolah atau Kuliah merupakan 1 surat rasmi yang ditulis oleh individu atau penjaga bagi menyatakan sebab munasabah individu tidak dapat menghadirkan diri ke sekolah atau kuliah. Tujuan surat tidak hadir ke sekolah ini ditulis hanya satu iaitu bagi membuktikan individu terbabit sama ada diri sendiri atau anak jagaan memang mempunyai halangan tertentu sehingga gagal pergi ke sekolah atau kuliah seperti biasa.

Mari kita lihat beberapa contoh surat tidak hadir ke sekolah atau kuliah yang mungkin boleh anda gunakan nanti.

Berikut disenarikan beberapa Surat Tidak Hadir ke Sekolah & Kuliah yang mungkin akan dapat anda gunakan. Pilih ikut kesesuaian anda dan pastikan anda ubah suai ikut keperluan dan kehendak yang tepat.

Dapatkan Contoh Surat Tidak Hadir Ke Sekolah & Kuliah disini : 

Disini kami nak kongsikan senarai Surat Tidak Hadir ke Sekolah & Kuliah tersebut. Sila download menggunakan link yang telah disediakan.

  1. Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah Sebab Demam Berserta Sijil Sakit
  2. Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah Kerana Cuti Sakit Berserta MC
  3. Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah Kerana Sakit Perut Tanpa Surat Doktor atau MC
  4. Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah Kerana Menghadiri Majlis Bersama Keluarga
  5. Contoh Surat Tidak Hadir ke Sekolah Beberapa Hari Kerana Sebab Tertentu

Contoh Surat Berhenti Kerja

Surat berhenti kerja ini pula biasanya dipanggil juga notis 7 hari, notis sebulan dan sebagainya. Notis ini bermaksud pemberitahuan kita sebagai pekerja kepada majikan kita bahawa pada sekian tarikh dihitung dari tarikh menulis surat sehingga tarikh akan berhenti kerja maka itu dipanggil notis beberapa hari. Kiraan ini mudah sahaja dan tujuan notis berhenti kerja ini ditulis kepada majikan ialah bagi memastikan majikan tahu kita bakal berhenti pada tarikh yang dinyatakan dan segala peralihan menggantikan pekerja baru akan dapat dilakukan dengan sempurna tanpa mencacatkan operasi syarikat.

Berikut disenarikan beberapa Surat Berhenti Kerja yang mungkin akan dapat anda gunakan. Pilih ikut kesesuaian anda dan pastikan anda ubah suai ikut keperluan dan kehendak yang tepat.

Dapatkan Contoh Surat Berhenti Kerja disini : 

Disini kami nak kongsikan senarai Contoh Surat Berhenti Kerja tersebut. Sila download menggunakan link yang telah disediakan.

  1. Contoh Surat Berhenti Kerja Untuk Menyambung Pelajaran di Universiti
  2. Contoh Surat Berhenti Kerja Kerana Mendapat Tawaran Kerja di Tempat Lain
  3. Contoh Surat Berhenti Kerja atau Resignation Letter dalam Bahasa Inggeris
  4. Contoh Surat Berhenti Kerja Notis Sebulan Untuk Sambung Belajar
  5. Contoh Surat Resign yang Professional Notis 2 Minggu Awal Sebelum Berhenti Kerja
  6. Contoh Surat Berhenti Kerja Sebagai Account Officer di Hotel Dengan Sebulan Notis Untuk Berkerja di Tempat Baru
  7. Contoh Surat Berhenti Kerja Kilang Untuk Menyambung Pelajaran Peringkat Ijazah Sarjan Muda di Universiti
  8. Contoh Surat Berhenti Kerja Untuk Menyambung Pelajaran ke Luar Negara

 Contoh Surat Tunjuk Sebab

Surat tunjuk sebab bukanlah suatu kemestian atau mandatori. Tetapi ianya hanya berlaku apabila setelah siasatan oleh majikan mendapati terdapat bukti nyata yang munasabah keatas salahlaku pekerja dan disini majikan perlu membuat keputusan sama ada mahu membuat tuduhan ke atas pekerja yang terlibat dan menjalankan sesi tanya-siasat dalaman (domestic inquiry). Sebaliknya jika kesalahan itu tidak serius, majikan bolehlah memberi surat tunjuk sebab kepada pekerja yang terbabit.

Dalam sebuah organisasi kecil, adalah tidak menjadi kesalahan majikan sendiri membuat siasatan. Majikan kemudiannya harus memberi peluang kepada pekerja memberikan penjelasan menerusi surat tunjuk sebab. Disini, surat tunjuk sebab hendaklah menerangkan tuduhan dan kesalahan secara jelas dan spesifik. Tarikh dan masa insiden mesti dinyatakan dan pekerja yang di tuduh harus di berikan tempoh yang munasabah untuk memberi penjelasan. Jika pekerja membuat permohonan lanjutan tempoh menjawab surat tunjuk sebab, adalah munasabah majikan memberi kebenaran.

Berikut disenarikan beberapa Surat Tunjuk Sebab yang mungkin akan dapat anda gunakan. Pilih ikut kesesuaian anda dan pastikan anda ubah suai ikut keperluan dan kehendak yang tepat.

 Contoh Surat Rayuan

Surat rayuan merupakan satu lagi surat kiriman rasmi yang biasanya digunakan untuk membuat rayuan terhadap sesuatu keputusan yang kita terima. Hal ini mencakupi surat rayuan sambung belajar, surat rayuan pergi haji dan sebagainya.

Berikut disenaraikan beberapa Surat Rayuan yang mungkin akan dapat anda gunakan. Pilih ikut kesesuaian anda dan pastikan anda ubah suai ikut keperluan dan kehendak yang tepat.

Dapatkan Contoh Surat Rayuan disini : 

Disini kami nak kongsikan senarai Surat Rayuan tersebut. Sila download menggunakan link yang telah disediakan.

  1. Contoh Surat Rayuan Pergi Haji Bersama Tabung Haji Malaysia Tahun Ini
  2. Contoh Surat Rayuan Bagi Permohonan Kemasukkan Ke Universiti

 Contoh Surat Permohonan Dana

surat permohonan dana

Berikut disenarikan beberapa Surat Permohonan Dana yang mungkin akan dapat anda gunakan. Pilih ikut kesesuaian anda dan pastikan anda ubah suai ikut keperluan dan kehendak yang tepat.

Dapatkan Contoh Surat Permohonan Dana disini : 

Disini kami nak kongsikan senarai Surat Permohonan Dana tersebut. Sila download menggunakan link yang telah disediakan.

  1. Contoh Surat Permohonan Dana & Peruntukan Untuk Dewan Serbaguna

 Contoh Surat Pekeliling

Berikut disenarikan beberapa Surat Pekeliling yang mungkin akan dapat anda gunakan. Pilih ikut kesesuaian anda dan pastikan anda ubah suai ikut keperluan dan kehendak yang tepat.

Dapatkan Contoh Surat Pekeliling disini : 

Disini kami nak kongsikan senarai Surat Pekeliling tersebut. Sila download menggunakan link yang telah disediakan.

  1. Contoh Surat Pekeliling SPA Bil.04/2006 Pekeliling Pengurusan Pengendalaian Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi ICT Sektor Awam
  2. Contoh Surat Pekeliling SPA Bil.01/2009 Pekeliling Garis Panduan Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Projek ICT Agensi Kerajaan
  3. Contoh Surat Pekeliling SPP Bil.06/2013 Pekeliling Peruntukan Dan Pengakaunan Perbelanjaan, Hasil Dan Akaun Amanah Bagi Tahun 2013 Berikutan Penyusunan Semula Kementerian
  4. Contoh Surat Pekeliling SPA Bil.08/1983 Pekeliling Pemakaian Tanda Nama
  5. Contoh Surat Pekeliling SP ICT Bil.01/2011 Pekeliling Dasar Keselamatan ICT (DKICT) Kementerian Pelajaran Malaysia
  6. Contoh Surat Pekeliling SP ICT Bil.01/2009 Pekeliling Garis Panduan Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Inisiatif ICT Bahagian dan Agensi di Bawah Kementerian Pelajaran Malaysia
  7. Contoh Surat Pekeliling SP ICT Bil.01/2008 Pekeliling Garis Panduan Mengenai Struktur Tadbir Urus Jawatankuasa Laman Web/Portal Kementerian Pelajaran Malaysia
  8. Contoh Surat Pekeliling SPI Bil.07/1992 Pekeliling Pengharaman Pensil Berbentuk Alat Suntikan (Syringe) Di Sekolah-Sekolah
  9. Contoh Surat Pekeliling SPI Bil.06/1992 Pekeliling Penerimaan Hadiah Dan Sumbangan Daripada Pertubuhan, Institusi, Syarikat dan Kerajaan Negara Luar
  10. Contoh Surat Pekeliling SPI Bil.04/1993 Pekeliling Taklimat Oleh Jabatan Pendidikan Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah/Bahagian Dan Sekolah Kepada Agensi-Agensi Kerajaan Atau Swasta
  11. Contoh Surat Pekeliling SPI Bil.06/1994 Pekeliling Usaha Menanam Semangat Patriotisme Di Kalangan Pelajar Dan Senaman Ringkas Dalam Bilik Darjah
  12. Contoh Surat Pekeliling SPI Bil.01/2017 Pekeliling Pelaksanaan Skim Takaful Kemalangan Diri Berkelompok Bagi Semua Pelajar Sekolah Kerajaan Dan Bantuan Kerajaan
  13. Contoh Surat Pekeliling SPP Bil.03/2016 Pekeliling Kelayakan Sijil Matrikulasi Kementerian Pendidikan Malaysia Bagi Tujuan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam
  14. Contoh Surat Pekeliling SPP Bil.02/2016 Pekeliling Penambahbaikan Kemudahan Bagi Pegawai Lantikan Kontrak (Contract Of Service) Dalam Perkhidmatan Awam
  15. Contoh Surat Pekeliling SPP Bil.01/2016 Pekeliling Tambahan Waktu Peringkat (Wp) Dalam Jadual Waktu Bekerja Berperingkat (Wbb) Dilaksanakan Khas Pada Bulan Ramadan
  16. Contoh Surat Pekeliling SPP Bil.02/2009 Pekeliling Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam
  17. Contoh Surat Pekeliling SPSPA Bil.01/2011 Pekeliling Garis Panduan Permohonan Pengisian Kekosongan Jawatan
  18. Contoh Surat Pekeliling SPSPA Bil.02/2004 Pekeliling Garis Permohonan Jawatan Secara On-Line Oleh Pegawai Sedang Berkhidmat
  19. Contoh Surat Pekeliling SPSPA Bil.01/2000 Pekeliling Garis Panduan Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan
  20. Contoh Surat Pekeliling SPP Bil.07/2009 Pekeliling Kemudahan Cuti Kursus Sambilan (CKS) Kepada Pegawai Yang Mengikuti Pengajian Secara Sambilan Di Institusi Pengajian Tinggi (IPT) Dalam Negara

Sumber : Pekeliling Terbaru Kerajaan

Penutup

Sebagai penutup, pastikan anda setiasa ambil cakna tentang format dan cara penulisan surat rasmi. Ianya bukan sahaja menggambarkan tahap pendidikan kita namun mampu menggambarkan kita sebagai seorang yang professional.

Akhir kata, semoga segala perkongsian ini dapat membantu anda semua yang mungkin sedang mencari contoh surat rasmi yang tepat.

error: Content is protected !!